Cara Membut Surat Jalan Otomatis di Excel

Pada pertemuan kali Saya akan membagikan sebuah artikel bagaimana cara membut surat Jalan secara otomatis dengan menggunakan Microsoft Excel.

Surat Jalan merupakan suatu dokumen yang menjadi tanda bukti pengiriman barang dari sebuah perusahaan ke pihak tertentu.

Surat Jalan otomatis ini digunakan untuk membuat surat jalan secara otomatis dengan mengisi data pada form yang telah dibuat.

Dalam Surat Jalan otomtis ini berisi data penerima, alamat pengiriman, jenis barang, jumlah barang dan lain sebagainya. Setelah kita mengisi semua data yang ada di form maka form surat jalan tersebut siap untuk dicetak dan disertakan dalam pengiriman barang.

Form Surat Jalan Otomatis

Berikut ini adalah langkah-langkah membuat surat jalan otomtis menggunakan excel:

1. Buka Microsoft Excel Anda

2. Buat Sheet menjadi 4 Sheet, masing Sheet ubah namanya menjadi :

Sheet1 ubah namanya menjadi Form_Surat_Jalan

Sheet2 ubah namanya menjadi Data_Barang

Sheet3 ubah namanya menjadi Nama_Driver

Sheet4 ubah namanya menjadi Nama_Pelanggan

3. Pada masing Sheet buatlah Desain Form seperi dibawah ini :

Desain Form Surat Jalan

Desain Form Surat Jalan

Desain Form Data Barang

Form Data Barang

Desain Form Nama Driver

Form Nama Driver

Form Nama Pelanggan

Form Nama Pelanggan

Setelah mendesain ke 4 form tersebut diatas sekarang kita akan mengisi Form Utama yaitu Form_Surat_Jalan :

4. Klik kembali Form_Surat_Jalan tempatkan cell pada posisi : 

A. Membuat Combobox Nomor Surat :

Tempatkan kursor pada Cell E8 untuk membuat Combobox Nomor Surat, klik Data >> Data Validation >> Data Validation lalu pilih Tab Setting pada bagian Aloow pilih List pada kolom Source ketik =Nama_Pelanggan!$B$3:$B$5 tekan OK maka di cell E8 akan muncul Combobox pilihan Nomor surat dari nama pelanggan.

B. Nama Pelanggan Otomatis

Tempatkan kursor pada Cell E9 untuk mengisi Nama Pelanggan secara otomatis berdasarkan nomor, surat caranya, ketik berikut di cell E9 =VLOOKUP(E8;Nama_Pelanggan!$B$3:$E$5;3;0)

C. Alamat Pelanggan Ototmatis

Tempatkan kursor pada Cell E10 untuk mengisi Alamat Pelanggan secara otomatis berdasarkan nomor surat caranya ketik berikut di cell E10 =VLOOKUP(E8;Nama_Pelanggan!$B$3:$E$5;4;0)

D. Tanggal Transaksi Otomatis

Tempatkan kursor pada Cell G8 untuk mengisi Tanggal Transaksi Pelanggan secara otomatis berdasarkan nomor surat, caranya ketik berikut di cell G8 =VLOOKUP(E8;Nama_Pelanggan!$B$3:$E$5;4;0)

E. Membuat Combobox Nama Driver

Tempatkan kursor pada Cell G9 untuk membuat Combobox Nama Driver, klik Data >> Data Validation >> Data Validation lalu pilih Tab Setting pada bagian Aloow pilih List pada kolom Source ketik =Nama_Driver!$B$2:$B$4 tekan OK maka di cell G9 akan muncul Combobox pilihan Nama Driver.

F Mencari Nomor Kendaraan Otomatis

Tempatkan cell G10 untuk mencari nomor kendaraan ototmatis berdasarkan Nama Driver ketik rumusnya di cell G10 =VLOOKUP(G9;Nama_Driver!$B$2:C4;2;0)

G. Membuat Combobox Kode Barang

Tempatkan pada cell E14 untuk mengisi Kode Barang kedalam combobox, klik Data >> Data Validation >> Data Validation lalu pilih Tab Setting pada bagian Aloow pilih List pada kolom Source ketik =Data_Barang!$B$5:$B$16 tekan OK maka di cell E14 akan muncul Combobox pilihan Kode Barang. Lalu copykan ke cell bagian bawahnya.

H. Mencari Nama Barang Secara Otomatis 

Tempatkan cell F14, lalu copy kode berikut : =IFERROR(VLOOKUP(E14;Data_Barang!$B$5:$C$16;2;0);""), copykan ke cell bagian bawahnya

I. Mencari Keterangan Otomatis

Tempatkan pada cell H14 lalu copykan kode berikut : =IFERROR(VLOOKUP(E14;Data_Barang!$B$5:$F$16;5;0);""), copykan ke cell bagian bawahnya

I. Mencari Nama Driver pada catatan kaki :

Tempatkan pada cell F27, ketik rumus berikut :

="(     "&G9&"        )"

Catatan :

Fungsi IFERROR dalam rumus adalah untuk menyembunyikan atau menghilangkan nilai error #NA yang dihasilkan oleh rumus

Jika langkah diatas disi dengan benar maka hasilnya kurang lebih seperti gambar diatas awal aertikel.

Demikian pembahasan kita pada hari ini tentang cara membuat surat jalan otomatis menggunakan Microsoft Excel.

Semoga artikel ini bermanfaat buat kita semua,Amin.

Selamat mencoba semoga berhasil.